オフィス複合機の眠っていた機能を掘り起すイマジオMPC2500

当社ではコピー、ファックス、プリンター、スキャナー、ドキュメントボックスなどの機能を持つ複合機が2台あります

1台はリコーのimagio MPC2500というA3判までのカラー複合機
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もう一台は中古で買ったコニカミノルタの1440Wと言うA2判モノクロ機(コピーだけは赤黒2色)があります
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MPC2500は購入後4年半
1440Wは中古で購入後3年位かな

いままで、スキャナー機能でドキュメントボックス機能を利用し本体のHDDに蓄積していた物を、ブラウザで取りにってました
手順としては
スキャナー機能を選択
    ↓
文書蓄積のみを選択
    ↓
スキャンする
    ↓
パソコンからブラウザでドキュメントボックスにアクセス
    ↓
目的の文書を選択
    ↓
保存するフォルダを選択
    ↓
ダウンロード
    ↓
ダウンロードした文書を削除チェック
    ↓
ドキュメントボックスから削除

大変!!

新たなマシン導入の提案がOA機器会社から有ったときにネットワーク上のコンピューターのフォルダに直接保存出来ることがわかり

それぞれの保存先フォルダやネットワーク関連を設定!

すると

スキャナー機能を選択
    ↓
保存先フォルダーを選択
    ↓
スキャンする
    ↓
指定したフォルダーに自動的に保存
MPC2500の場合「社長」のフォルダを選んでスキャンする
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1440Wの場合も「社長」のフォルダを選んでスキャンするだけ
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ものすごく便利です

所で、このファイリング機能ですが、読取らせた状態のpdfファイルのサイズが大きいです

これは、アクロバットなどで読込み、「文書」メニューの「ファイルサイズの縮小」から最新形式(Ver7以降で十分)で保存し直すと、劇的にサイズが縮小されます

画像の多い書類は1/10に成る物も有る。悪くても半分程度には成るのでサーバーの容量を圧迫しにくくなります

複合機導入されている事務所は多いと思いますが、是非、この機能を使って頂きたいと思います


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